Чат-бот для Human Resources

Чат-боты способны работать не только с клиентами – они демонстрируют высокую эффективность, работая также с внутренними кадрами компании. Работники сферы Human Resources ежедневно тратят много времени на работу с данными, которые способен собирать и упорядочивать чат-бот. Сбор данных, аналитика анкет, сопровождение персонала в период адаптации и после нее – лишь часть возможностей HR чат-бота, которые стоит попробовать.

Важность виртуального помощника существенно возрастает при активном переходе компаний в режим удаленной работы. Согласно исследованиям, 16% компаний во всем мире работают полностью удаленно, а около 62% работников в возрасте от 22 до 65 лет утверждают, что хотя бы время от времени работают не в офисе.

Что такое HR чат-бот?

HR-чат-бот – автоматизированный сервис, созданный для качественной коммуникации компании с работниками и соискателями. Он разработан таким образом, чтобы минимизировать рутинные дела в работе HR и освободить время для задач, которым следует уделить внимание.

Около 70% рабочего дня отдела HR тратится на ежедневно дублирующиеся запросы. Это не только влияет на показатели эффективности работников, но снижает их мотивацию.

Качественно разработанный HR чат-бот – это больше, чем просто бот с вопросами и ответами. Подлинная ценность HR чат-бота состоит в том, что он может автоматизировать систематически повторяющиеся задачи и рабочие процессы на основе понимания намерений сотрудника.

Чат-боты для HR бывают двух типов:

• Внешние. Используются для первичной обработки обращений кандидатов – знакомят с компанией и вакансией, проводят первичное собеседование.
• Внутренние. Помогают работникам компании и решают рутинные вопросы, не требующие личного присутствия менеджера.

Возможности чат-бота для HR

1. HR чат-бот для найма персонала.

Одним из самых времязатратных этапов работы рекрутера является аналитика большого количества резюме. Чат-бот для подбора персонала может собирать и сортировать анкеты согласно указанным параметрам, показывая только наиболее релевантные.

К примеру, оказавшись в чат-боте, пользователь отправляет резюме, после чего бот предлагает ответить на несколько вопросов для формирования анкеты. Все ответы будут храниться на админ панели рекрутера, где в начале списка будут анкеты, наиболее соответствующие заданным критериям. HR отмечает кандидатов, которых хочет пригласить на собеседование. Бот, получив команду, начинает дружественный диалог с кандидатом, помогает выбрать дату и время, указывает дополнительные данные и адрес, а перед собеседованием напоминает о нем. После согласования даты, рекрутер может просмотреть запланированные встречи в виде удобного списка или календаря.

1. HR чат-бот для адаптации персонала

Чат-бот для рекрутеров в мессенджере может существенно снизить стресс сотрудника в первый рабочий день: бот познакомит с коллективом, расскажет корпоративные правила и ценности компании, предоставит необходимые контакты, укажет план действий для первых рабочих дней, а также будет сопровождать во время всего периода адаптации. Бот проводит опрос по удовлетворенности первыми рабочими днями и извещает менеджера в ситуациях, когда необходима его помощь.

По исследованиям, непонимание своих обязанностей на новой должности повышает шансы на увольнение в три раза. В то же время, качественный онбординг существенно ускоряет адаптацию.

Быстрая и индивидуальная поддержка – важная составляющая лояльности коллектива.

1. HR чат-бот для поддержки сотрудников

Бот постоянно собирает данные методом опросов – это помогает руководству быстро реагировать на возникающие проблемы и оперативно их решать.

Каждый сотрудник компании имеет доступ к базе знаний, где собраны ответы на часто задаваемые вопросы, а также список контактов, которые могут решить его проблему. Бот помогает всегда оставаться в курсе новостей компании – рассылки в мессенджере получают все сотрудники или определенный их сегмент. В таком случае важно, чтобы у компании заранее были все необходимые инструкции и данные, а также своевременное пополнение базы знаний актуальной информацией.

После увольнения бот также предложит пройти интервью. Аналитика этих данных поможет менеджеру уменьшить текучку кадров, улучшить общее впечатление сотрудников и рейтинг компании среди отзывов сотрудников.

1. HR чат-бот для обучения

При трудоустройстве в новую компанию, большинство работников стремятся создать карьеру и самосовершенствоваться на рабочем месте. Виртуальный помощник используется для повышения уровня знаний работников. Робот периодически проводит тестирование персонала или масштабные опросы и собирает данные, после чего HR, проанализировав полученную информацию, посылает через чат-бот внутренние курсы для повышения квалификации, книги, советы, дополнительную информацию. Бот может обучать как интенсивно, так и ненавязчиво, развивая лишь некоторые дополнительные навыки. Это помогает эффективно отслеживать осведомленность работников и при необходимости быстро приходить на помощь.

1. HR чат-бот для автоматизации других рутинных HR-действий

Помимо типичных ежедневных задач, бот может создавать недельные/месячные/годовые отчеты благодаря встроенной аналитике данных. Таблица с аналитикой обновляется в реальном времени, что позволяет быстро реагировать на низкие показатели и изменять стратегию работы для повышения эффективности.

Рекрутинговый чат-бот позволяет ставить общие и персональные цели и отслеживать их прогресс – это может оказаться полезным инструментом для отдела кадров.

Часто работники обращаются в HR-отдел для заполнения документов. Обычно оформление документации требует выполнения обязательных формальных правил, о которых не все работники могут знать. Бот поможет грамотно и качественно заполнить документацию без присутствия менеджера. Этот инструмент важен в крупных компаниях со значительным документооборотом.

Есть редкие случаи, когда один бот совмещает все вышеперечисленные возможности, но это большая и сложная система, требующая детальной проработки функционала. Мы рекомендуем создавать функционал бота в соответствии с потребностями бизнеса.

Преимущества чат-бота для рекрутеров:

• Самообслуживание сотрудников 24/7. Чтобы получить или отправить документ, создать запрос на отпуск или узнать рабочий график не требуется помощь другого работника.
• Экономия ресурсов. Виртуальный помощник выполняет рутинные задачи самостоятельно и экономит время для более важных дел.
• Мгновенный ответ. Поиск соответствующей информации менеджером требует дополнительных ресурсов – использование чат-бота минимизирует затраты времени пользователя для ожидания ответа.
• Отсутствие человеческого фактора. Корректно созданный чат-бот не ошибается и работает согласно оптимальным алгоритмам, заранее проверенным и протестированным.
• Мотивация. Бот может содержать дополнительную систему лояльности для сотрудников, а также реагировать в случае понижения мотивации.
• Современность. Каждый год популярность джоб-сайтов снижается, а молодые специалисты выбирают альтернативные и современные методы поиска работы.
• Отсутствие холодных звонков. Рекрутер не нарушает личное пространство кандидата, звоня ему по телефону в неудобное время. Бот помогает выбрать оптимальную дату для интервью.

Нужен ли рекрутинговый чат-бот вашей компании?

Определить необходимость создания чат-бота для вашего бизнеса можно по определенным критериям:

• Большое количество рутинной работы.
• Бизнес предполагает массовый рекрутинг.
• Есть потребность в системе поддержки.
• После увольнения работники часто остаются недовольны работой в компании.
• Разные отделы некачественно коммуницируют.
• Сотрудники часто не осведомлены о делах компании.

• Показатели эффективности сотрудников не соответствуют прогнозируемым.
• Большинство работников работают удаленно.

Как создать HR чат-бот качественно и эффективно?

Чтобы максимизировать пользу виртуального помощника, необходимо провести подробную аналитику бизнеса для выявления ключевых потребностей. В разработке такого чат-бота принимают участие не только программисты, но и маркетологи, рекрутеры и другие специалисты.

Команда профессионалов Gerabot предоставляет клиентам полное сопровождение проекта от появления идеи до ее полной реализации.